ミスが少ない人の「整理術」を学ぼう！
仕事にミスはつきものですが、仕事がデキる人はミスを最小限に留めるために、まず間違いなく「情報の整理」に関して対策をとっています。
というのも、仕事のミスはたいてい情報がうまく整理できていないことが原因で発生してしまうものだからです。
たとえば「書類」の置き場が一目でわかる仕事環境を作ったり、「手帳」を使ってスケジュールやアイデアの管理をしたり、「ノート」を使って頭の中を整理してどう行動すべきかを明確にしたり、さまざまな「整理術」を実践してることでしょう。
今回紹介するのは、「仕事のミスの85%は、整理術で解決できる」として、「ファイリング」「手帳」「ノート」の3つによる情報整理術を図解でわかりやすくまとめてくれている、『図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術』。
本書は、累計30万部を突破した「整理術」の決定版であり、3月1日〜全国約500店舗のTSUTAYA BOOKSで展開されている「美女読書フェア」の対象書籍です。（※一部展開されていない店舗もあります）
今回は「ノート術」のポイントについて、大学生モデル兼アパレル店員の犬伏舞さんと一緒に紹介します。
「ビジネス用」と「日記用」の2冊で十分！
学生であれば科目ごとにノートを分ける場合が多いかもしれませんが、社会人であればノートは「ビジネス用」と「日記用」の2冊で十分です。
これより冊数を増やすと、「どの内容をどのノートに書くべきか」を考えてしまい不要な手間が発生しますし、検索性も低下して効果が半減してしまいます。
「ビジネスノート」は思考を整理したり、仕事で得た情報を後から検索できるようにするため、「日記用ノート」はその日にあったことを書き留めて自分を客観視するためなど、役割分担をはっきりさせることが重要です。
1. ビジネスノートの作り方
ビジネスノートは、カテゴリーごとにページを分けるなどせず、時系列で書き進めていくことが勧められています。
カテゴリー分けすると、上述のように「この内容はどのカテゴリーで書こうか」と余計な迷いが生じてしまいます。
こうした小さなストレスが重なるとノートをつけること自体が面倒になり、継続しづらくなってしまいます。できるだけシンプルなやり方を重視しましょう。
具体的には、常に冒頭に「日付／分類／内容」を書いてから、改行して詳細を書き記していきます。また次の内容を書くときは、区切り（横線）を入れて書き進めます。
ノートを開いたときに「何の内容が書かれているか」が一目でわかるよう、同じ日付でも違う分類の内容であれば、区切りを入れて書くようにします。
また、後から情報の追加や修正がしやすいよう、右側に空白を設けておくこともポイントです。
1冊使い終わったら表紙に「使用期間」を書き、時間があれば裏表紙に「索引」を作ります。
索引は、「そのノートに何が書かれているか」がノートを開かずとも分かるよう、「日付／分類／内容」の部分だけ抜粋して箇条書きにしたものです。
これは手書きで作ると時間がかかってしまうので、パソコンのテキストエディタで作成することが勧められています。
2. 仕事に活かす日記の書き方
仕事がデキる人は自分を客観視することができ、仕事や会話を論理的に進めることができます。
客観的視点や論理的思考は、日記をつけることで養うことができるといいます。小学生の日記のように思ったことを漫然と書きなぐるのではなく、仕事をしていく上で考えたこと、感じたこと、役に立ったことについて、客観的事実に基づいて書いていきます。
ポイントは、あれもこれもとまとまりのない内容を書くのではなく、要点を絞って短的な表現でまとめること。
日記は毎日書くことに意味がありますが、ほとんどの人は「三日坊主」で終わってしまうでしょう。本書では習慣化させるコツとして下記4つのステップを紹介しています。
STEP1. A〜Eの5段階で評価する
最初からしっかりとした文章を書こうとするとハードルが上がるので、まずはその日の出来をA〜Eの5段階で評価することから始めます。
やることは、日付の横にA〜Eの評価を入れるだけ。その日の仕事が、全体的に順調であればA、ミスが多ければEのように客観的視点で自分の仕事内容を評価します。
STEP2. 印象的な出来事を日記に書く
STEP1が習慣化できたら、次は「その日の最も印象に残った出来事」をプラスします。
STEP3. 箇条書きで日記を書く
キーワードと自己評価をつけることが習慣化できたら、次は箇条書きで日記を書いていきます。
仕事の内容や考察・感想について箇条書きでノートに書きます。
STEP4. 3行日記を書く
最後は3行日記。その日の主な仕事について、1行目は行動、2行目は結果、3行目は感想を書きます。
まとめ
子どもの頃は毎日新しい発見があるため、1日1日が濃く、毎日の出来事が記憶に焼きつきやすかったと思います。しかし社会人になり仕事に慣れてくると、時の経過に対する意識が弱くなってしまいがちです。
忙しすぎて1日を振り返る余裕がない人や、毎日変わり映えしないルーティン業務をしていて「先週何か新しい経験したっけ？」と自問してもパッと浮かばない人は、ノートを書くことで1日の出来事をしっかり記録し、自分を客観視する習慣をつけてみることをオススメします。
モデルプロフィール
・名前 ：犬伏舞
・生年月日 ：1993.6.21
・出身 ：神奈川県
・職業 ：大学生、モデル、アパレル店員
・Twitter ：@mai_inubushi
・Instagram ：@mai_inubushi
おまけ
