「ラクして速い」仕事術!ムダな仕事を減らすための実践ポイント3選

「ラクして速い」仕事術!ムダな仕事を減らすための実践ポイント3選


 「ラクして速い」というタイトルを見て、「なんて都合のいい話なんだ!!」と感じた方は少なくないと思います。

 かくいう私も、なんとかラクをできないものかとサボり癖を120%発揮する毎日です。とはいえ、本書でいう「ラク」とは、決して「サボる」という意味ではなく、「力の『入れ所』と『抜き所』を押さえる=ムダな努力をしない」ということなのですが…。

 せっかく努力して生み出したアウトプットが水の泡になったら悲しいですよね。たとえば、

  • 夜なべして作った資料も、上司の意にかなっておらず手戻りを起こす。
  • 責任感が強くて仕事を抱え込むが、結局終わらなくて周囲に迷惑をかけてしまう。
  • 社内外の根回しに時間と労力がかかりすぎてツライ。

 これらを見て「そういうことあるな」と感じた方は、この本を読めば何かしら改善のための「コツ」が見つかるはずです。

この本のオススメポイント

 私が感じた本書の魅力は、集約すると以下の2点です。

  • 使うべき言葉や取るべき行動が具体的に示された「Do How」本。
  • 全て読む必要ナシ! 気になったところだけチラ見できる構成。

 特に2点目は、さすが「力の『入れ所』と『抜き所』」を記した本、という感じで、ラクに読めます。



今すぐできる! 3つの実践ポイント

 本書では、ムダな仕事を減らすための具体的な実践ポイントが56個も挙げられています。なかでも私が「これは!」と膝を叩いた3つをご紹介します。

①文章は目で追うより、声に出して音読する。

 はじめまてし、「美女読書」編集室のYasともうします。

 上の文章、おかしなところにお気づきでしょうか? そう、「はじめまして」が「はじめまてし」になってしまっています。

 私たちの目と脳は優秀で、こうした誤字脱字も勝手に変換して「全体」として意味を捉えてしまうので、ミスを見逃しやすいのです。

 それを防ぐ具体的な術が「音読」です。「神は細部に宿る」という言葉があるように、どんなに緻密な企画書を作っても、誤字脱字が1か所でもあると「この人に任せて大丈夫か?」と信頼を失いかねません。

 だからこそケアレスミスをなくすために、文章を書いた後は音読をして、おかしな点がないかしっかりチェックすることが重要なのです。

②整理整頓の前に、9割捨てる。

 あなたのデスクはスッキリしていますか? PCのデスクトップはアイコンだらけになっていませんか?

 著者曰く、人は年間150時間を物探しに費やしているそうです。8時間/日で換算すると、約1ヶ月分の労働時間。これはあまりにもムダな時間の使い方です。

 私の場合、例えばPC内のデータでいうと、「何となく」の安心感から最終版だけでなく編集途中のものも大量に貯め込んでいました。そのため「最新版はどれだ?」とお目当のファイルを探すために、毎回ムダな時間を割いていたのです。

 こうした状況を防止するのが、以下の4つの流れに沿って、9割のファイルを捨ててしまうことです。

  1. プロジェクトごとに「Final(最終)」と「Process(作業中)」のフォルダを作る。
  2. 「Final」はお客様に納品したもののみ、それ以外は「Process」フォルダに入れる。
  3. お客様への納品後は「Process」フォルダを丸ごと、中身を見ないでそのまま捨てる。
  4. どうしても取っておきたいものは「Other(その他)」フォルダを作ってその中に入れる。

 早速やってみました。9割は少し難しいですが、それくらいの気持ちでやったら7割は捨てられました。

 「整理整頓が苦手だな」という方は、ぜひ9割捨てるつもりで試してみてください。



③「これでよろしいでしょうか?」より「こうしましょう!」とはっきり言う。

 あなたは、自分の提案について誰かの意見を求めすぎていませんか?

 例えば10人の部署の場合、提案について10人の意見が100%揃うことなんてこと、まずありえません。それぞれの役割や立場、性格によって、優先順位や判断基準は異なるからです。

 そんな中、「これでよろしいでしょうか?」と周囲の意見を聞きすぎてしまうとどうなるでしょうか? 聞いた意見は無視できないため、提案を組み直し、再度確認してもらう必要が発生します。

 するとまた別の人や他部署の意向と噛み合わなくなり、「なんとか着地点だけは合わせる」ために、不毛な時間と労力を割くことになります。

 ならば、どうするか。「こうしましょう!」とはっきり伝えるのです。そうすれば、聴き手は「どうすれば実現できるか」という思考回路に切り替わります。

 これは「解決思考」というカウンセリング手法の一つだそうです。「どうしたいか」「どうやるか」と考えると、気持ちが前向きになるのです。

 また「こうしましょう」の一言で方向性についての同意が得られれば、プロジェクトの8割は握れたようなものです。根本的な衝突を避けることができ、不毛な調整の時間は格段に減るでしょう。

まとめ

 今回は、私が有益と感じた実践ポイントを3つ厳選してご紹介しましたが、本書にはあと53個ものポイントが記されています。あなたにフィットした具体的な「コツ」が見つかれば、ムダな努力が排除できるでしょう。

 本書を読んだあなたが、結果を出しながら仕事を速く終わらせ、自分らしく花開くことを願っています。

執筆者プロフィール

Yas
経営コンサルタント
兼 キャリアコンサルタント
兼 農家見習い

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