メンタリストDaiGo式「集中力」を維持してタスクを処理する方法

メンタリストDaiGo式「集中力」を維持してタスクを処理する方法




 フリーランスとして仕事をしていて一番大変なのが、仕事の集中力を保ち、生産性を高めるための自己管理です。

 会社員のときは、毎日決まった時間に起き、決まった時間に寝るというリズムが自然と作れていました。しかしフリーランスは、いつ寝て、いつ起きて、いつ仕事するかを決める自由がある分、自分を甘やかすことに慣れてしまうと、どこまでもいい加減で自堕落な生活リズムになってしまいます。

 たとえば気分が乗らない時に、「ちょっと休憩しよう」とSNSをチェックし始めて何時間も戻れなくなったり、寝不足だからと二度寝して起きるのが昼過ぎになり、日中頭が冴えなくて仕事がはかどらず、結局夜中までかかって次の日もまた寝不足という悪循環から抜け出せなくなったり。

 自分を厳しく律することができないと、フリーランスとしてきちんと仕事をし続けることは困難です。

 どうすれば集中力を高めて、1日に処理する仕事量を増やせるのかというのは、長年私の頭を悩ませ続けているテーマです。

 そんな私が最近取り組んでいる方法で、「自分に合ってるな」と感じるのが、メンタリストDaiGoさんの著書・『マンガでよくわかる 自分を操る超集中力』で紹介されている、以下の2つのテクニックを掛け合わせたやり方です。

  • 「ポモドーロ・テクニック」…取り組むべきタスクを短い時間単位に分割し、25分の集中と5分間の休憩を挟みながら処理していく。
  • 「アイビー・リー・メソッド」…6つのタスクを優先度が高い順に並べ、「1つの作業が終わるまで、断固として次のことをやらない」というルールで上から処理していく。

 簡単にまとめると、

  1. 「その日にやるべきタスク」を6つに絞って優先度が高い順に並べ、
  2. 「25分の集中と5分の休憩」というリズムで、上から順番に処理していく。
  3. その際、「1つの作業が終わるまで、断固として次のことをやらない」というルールを設ける。

というものです。

 なぜこのやり方だと高い集中力を保ちながらタスクをこなしていけるのか、以下詳しくご紹介します。



①「ポモドーロ・テクニック」

 これは取り組むべきタスクを短い時間単位に分割し、25分の集中と5分間の休憩を挟みながら処理していく、というテクニックです。

豆知識:「ポモドーロ」って何?

ポモドーロ・テクニックは、作家のフランチェスコ・シリロによって考案されたもので、「ポモドーロ」という名前は彼が学生時代に愛用していたトマト型のキッチンタイマーにちなんでつけられたそうです。

 このテクニックで期待されるのは、心理学で「締め切り効果」や「デッドライン効果」と呼ばれるもので、時間を短く区切れば区切るほど、仕事が管理しやすくなり、集中力が増していくといわれています。

 私は「List Timer」というアプリを使って、「25分+5分」を測っています。デザインがシンプルで無駄な機能が一切なく、「25分」も「5分」もワンタップで計測できるので、タイマーを設定する煩わしさがないところが気に入っています。またアラームが鳴ると、「完了」ボタンを押さない限りしつこく鳴り続けるため、「はいはいわかったわかった!」ってな感じで、一旦作業を中断しようという気になります。

 「集中している間は中断せずにやり続けた方がいいのでは?」と思う人もいるかもしれませんが、私の場合、それでは「集中力が続いている間だけ仕事が捗る」ということにしかならず、集中力が切れたら最後(だいたい2〜3時間で切れる)、集中し直すのが困難で持続性がありませんでした。

 それよりも、25分で一旦区切り、作業に飽きる前に「もう少しやりたかった」という気持ちのまま休憩に入る方が、休憩後の再開時にも集中しやすく、総合的な集中時間が長くなるのです。

 ポイントは、この25分間では「1つのこと」に集中すると決めること。目の前の1つの作業に集中するようにすると、本来の力を最大限に発揮しやすくなります。

 ちなみに5分の休憩中は、メールの返信やSNSのチェック、簡単な情報収集などを行う場合もあれば、ただボーッとして脳を休めたり、マンガアプリで漫画を読んで気分転換したりすることもあります。

「作業興奮」の原理を実践

 「ポモドーロ・テクニック」の優れた点は、「やる気が起こるから行動するのではない。行動したからやる気が出る」という作業興奮の原理を実践しやすい点にあるとDaiGoさんはいいます。

 「これから3時間集中して記事を一本書き切るぞ」と考えると、気分が乗らないときや頭が冴えないときはどうしてもヘビーに感じてしまいます。しかし「25分」という短い時間で区切られていれば、どれだけ重厚なタスクであっても、「とりあえず手をつけよう」という気になるのです。

 たとえば「美女読書」編集室でメンバーの原稿を添削していると、「どのように説明すれば的確に誤りを指摘できるか」「改善点をわかりやすく伝えられるか」について、うまく言葉が浮かんでこないことがあります。誤字脱字や明確な文法の誤りであればすぐに指摘できるものの、日本語としての違和感や論理のおかしさについて、「なぜそれがおかしいのか」を指摘するのは、なかなか頭を悩ませる作業なのです。

 何時間も格闘しているのに添削が進まずにいると、「この1本だけに時間をかけてられない」と思って、とりあえず別の方の原稿に着手してしまうことがよくあります。しかし翌日、気分を切り替えて添削しようとしても、「昨日あれだけ時間がかかった原稿だから…」と抵抗感が生まれてしまい、どんどん着手しづらくなっていくのです。こうなると、そのタスクがものすごくヘビーで終わりの見えない苦悩の種のようになってしまい、どんどん敬遠しがちになっていきます。

 しかし「25分」と区切られていれば、どれだけ重荷のタスクであっても、とりあえず手をつけようという気になり、実際に始めてみると「作業興奮」によって、あれだけ抵抗感があったはずの作業に集中できるようになるんですね。25分のうちに少しでも突破口が見つかったり、添削が進んだりすると、次の25分も続けるモチベーションが生まれます。

 添削作業が25分で終わることはないのですが、それでも「25分+5分」のワンセットで繰り返すようにすると、より短い時間で添削ができるようになりました。

休憩の前後でやることを変えてはいけない

 もう一つポイントとなるのが、「休憩の前後でやることを変えてはいけない」というルールです。

 前述の通り、私は一つの作業が途中で行き詰まると、「答えの出ない問題にいくら時間をかけていても仕方がない」と考えて他の作業に手をつけてしまっていました。その方が効率的だと思ってたんですね。

 でもそうすると、重要度の高いタスクは終わらないままで、しかも手を付けるのがどんどん億劫になっていきます。翌日以降に再開しようとすると、大半の情報を忘れているため、同じ原稿をもう一度最初から読み返す手間が増え、なおさら抵抗感が増してしまいます。この悪循環によって、処理するまでの時間が際限なく延びていきます。

 一方、5分の休憩を挟んで同じ作業に戻るパターンでは、脳は休憩中、上の空になっているときに、無意識ながらもさっきまでやっていたことを考えてくれているため、休憩後、再開したときにアイデアがたくさん出てきたり、作業が速くなったりします。

 「寝かすといいアイデアが出る」とは、まさにこのこと。よく「気分転換になるからやることを変えた方がいい」と言われますが、変えてしまうと意味がなくなるのだそうです。

 だからこそ「25分+5分」のセットを繰り返して、1つずつタスクを終わらせていくのが効率的なのです。

②「アイビー・リー・メソッド」

 もう一つの「アイビー・リー・メソッド」とは、To Do管理の一種です。アイビー・リーは20世紀前半に活躍した経営コンサルタントで、のちに「PRの父」と呼ばれるようになった人物。

 彼が考案したのが、前日の夜に、次の6つのポイントをまとめるというメソッドです。

  1. 紙に「明日やるべきこと」を6つ、メモする。
  2. その6項目を重要だと思われる順に番号を振る。
  3. 翌日、このメモの順番に従って仕事を進める。
  4. もし全部できなかったら、悔やむことなく忘れる。
  5. その後、明日のための6つの項目を新しくメモする。
  6. この①〜⑤を丁寧に繰り返す。

 絶対に守るべきポイントは、1番が終わるまで、1番のことしかしないということです。これは「ポモドーロ・テクニック」と同様ですね。

 アイビー・リーは、「その日に6つ全て終わらなかったとしても気にする必要はない」と言います。

 なぜなら、「あなたはその日に一番大切だと思っていた仕事を済ませている」からです。終わらなかったタスクについては、きれいさっぱり忘れて、次の日にまた6つのタスクを挙げるようにすればよいーーこの考え方は目からウロコで、私の仕事に対する意識や取り組み方を大きく変えてくれました。

 「他のタスクが終わらなくても、一番重要なタスクを終わらせられたからいいんだ」と心に余裕を持てると、翌日はもっと頑張ろう! と自然とモチベーションが湧いてきます。

 一方、「今日も全てのタスクを終わらせられなかった…どんどんできてないタスクが溜まっていく…自分はなんて無能な人間なんだ…もうだめだ…」のようにネガティブに考えると、仕事に対する意欲が削がれていき、モチベーションや集中力を高めることができなくなっていきます。

 重要なタスクをより多く終わらせられた方がよいことはもちろんですが、「一番重要なタスクを1つでも終わらせられたらそれで十分」と考えた方が、日々のモチベーションを維持しやすく、結果的により多くの重要なタスクが処理できるようになるのです。

 「ポモドーロ・テクニック」×「アイビー・リー・メソッド」のタスク管理術、ぜひ試してみてください。



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