仕事は段取りがすべて! 「段取りチャート」の作り方とは?

仕事は段取りがすべて! 「段取りチャート」の作り方とは?

(Written by Publisher’s editor)

仕事は「段取り」がすべて!

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 「毎日夜遅くまで一生懸命働いているのに、なかなか成果がでない…」という悩みを抱えているビジネスパーソンにぜひ読んでいただきたいのが、本書『仕事の結果は「はじめる前」に決まっている マッキンゼーで学んだ段取りの技法』です。

 元マッキンゼーのコンサルタントである著者・大島祥誉氏は、そのような悩みを抱えている人たちは、ある大きな誤解をしていると言います。

 それは「仕事の質は、働いた時間の長さに比例するわけではない」ということです。

 多くの人が、仕事でスピードを重視すればその分質が下がり、反対に、仕事で質を重視すれば時間がかかってしまうと考えているのではないでしょうか。つまり、「スピードと質は両立しない」と。

 しかし大嶋氏は、マッキンゼーをはじめ、これまでに数多くのビジネスエリートを見てきた中で、仕事ができる人ほど残業しないという事実に気づいたといいます。

 なぜ、仕事ができる人は「質」と「スピード」を両立させることができるのでしょうか。その秘密は、マッキンゼーで入社3ヶ月までにたたき込まれるスキル、「仕事の段取りの仕方」にあります。

 大嶋氏は「仕事は段取りがすべて」だと断言します。ここでは、その段取りのスキルの一部をご紹介します。

「編集者の寄稿企画」について
 この記事は、編集者様・著者様自身に担当ビジネス書の紹介文を執筆いただいたものを当方で編集する寄稿企画の記事です。

 記事を書いていただければ、美女モデルを起用したコンテンツを無料で制作・掲載しますので、ご興味ある方ぜひお問い合わせください。

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段取りチャートを作ろう!

 たとえば上司に「自動車業界の動向について調査をするように」と言われた場合、調査の全体像が分かっていれば、次のような段取りチャートにまとめまることができます。

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 これはビジネスシステムをもとにチャートを作成し、自分の仕事を段取るということです。

 「調査」という仕事の内容をこの1枚の段取りチャートに表すことで、確認すべきことや自分がやるべきこと、人にお願いできることなどが明確になり、結果として最も効率よく仕事を進められるようになります。

 この段取りチャートの作り方は、大きく次の3段階になります。



段取りチャートの作り方!

  1. 生み出すべきバリューを明確にする。例では、上司の期待(品質、期日)にきちんと応えるアウトプットを作成すること。
  2. そのバリューを生み出す流れを考え、ステップごとに分解する。例では、「目的の確認」→「アウトプットイメージ作り」→「仮説の設定」→「調査実施」→「アウトプット作成」。
  3. 分解したステップごとに作業をリストアップする。

 このチャートは、慣れてくれば頭の中でも作れるようになりますが、初めのうちは実際に紙に書いて試行錯誤してみることをお勧めします。

 紙に書き出してみて、抜けや漏れがないか、作業と各項目は整合しているかなどを自己チェックし、最後に、時間のある時に先輩や上司にチェックしてもらえば完璧です。

 この「ビジネスシステム型段取りシート」は、全体と細部を把握する要となる1枚です。

 これを常にチェックすれば、自分がどこの作業をしているのか、どこで止まっているかの、あとどのくらいの作業があるのかなどを瞬時に確認することができます。

 また、上司や関係者とも共有しながら作業を進めることで、常に全員が「現在地」を把握した状態で仕事を進めることができます。

 仕事を頼まれたら、すぐに動くのではなく、まずは自分の仕事の全体像を1枚の段取りチャートにまとめる習慣をつけましょう。

 一見面倒に思われるかもしれませんが、段取りを確認せずに仕事に手を付けるよりも、仕事のスピードは格段にアップします。

 大勢の人が関わる大規模なプロジェクトはもちろん、個人の仕事についても段取りチャートを作成してみることで、きっと今まで見えなかった改善のヒントがたくさん見えてくるはずです。

(Written by Publisher’s editor)

カメラマン:こば犬
衣装協力:ottod’Ame(オットダム)

モデルプロフィール

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・名前     :安部ニコル
・生年月日   :1993.12.12
・出身     :フィリピン
・職業     :モデル
・やってみたい仕事:モデルだけでなく、バラエティーや演技にも挑戦し、活躍の場を広げていきたいです。
・Twitter   :@nicorunrunrun
・Instagram:@nicole__abe/

 初のDVD、2017年3月発売予定!

 安部ニコルさんのその他の出演記事はこちら!

> 説得力のあるプレゼンの条件!「数字で考える力」を鍛える5つのステップとは?

ご協力いただいたお店

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・店名  :「café 1886 at Bosch」
・住所  :東京都渋谷区渋谷3-6-7
・TEL   :03-6427-3207
・営業時間:月-金: 8:30 - 21:00
     (Morning 8:30 - 11:00)
     (Lunch 11:00 - 14:00)
     土日・祝: 11:00 - 20:00
・定休日 :施設の休みに準ずる

おまけ

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