2018年のミスコンで一躍脚光を浴び、ミス中央大学、ミスギガキャンパスのグランプリに輝いた中塚美緒さん。Twitterフォロワーは2.6万人、Instagramフォロワーは2万人を超える、今注目の女性です。
今年からタレント事務所「セント・フォース」に所属し、夢である女性アナウンサーを目指して本格的に活動をスタートされています。
学生の本分は勉強。とはいえ、大学2年生にしてお仕事の方も多忙を極める中塚さんですから、仕事と学業を両立させるためのスケジュール管理、時間管理は必須のスキルと言えます。
そんな中塚さんにご紹介したい本が『仕事ができる人の最高の時間術』です。
忙しい毎日を送られている中塚さんですが、時間管理は得意なのでしょうか？
ーー仕事と勉強とプライベート、どのような時間配分になっているのですか？
ーー忙しい毎日を過ごす中で、どのように時間管理をしていますか？
ーー優先順位としては、仕事 ＞ 必修の授業 ＞ その他の授業 ＞ プライベートという形ですね。
ーー4時間!! すごいですね…! この本では「忙しい」から解放される「時間の使い方」として、タスクの「優先順位」を見直すことの重要性について触れられています。中塚さんにとって、応援してくれる方たちへのお返事はとても重要度が高かったのですね。
「優先順位を決めて時間を割り振る」という「時間術」の肝をすでに押さえてらっしゃる中塚さんですが、これからさらにお忙しくなって、仕事と学業の両立が難しくなっていくことでしょう。
そんな中塚さんはもちろん、夢に向かって頑張る学生や若手ビジネスパーソンの方にぜひ実践していただきたい「最高の時間術」をご紹介します！
忙しいから解放される「時間の使い方」
まずは1日の「時間の使い方」を見直しましょう。本書では、次の10のステップが紹介されています。
- 何に時間を使っているのか分析する
- 優先順位を見直す
- ムダなタスクをやめる（決断する）
- タスクを仕組み化する
- 他の人に任せる
- 「他の人」の「他のタスク」とコラボする
- 一石二鳥を狙う
- マイルールをつくる
- ルーティン化して早く確実に行う
- タスクの時間を短縮する
この記事では、最初の2つ、「何に時間を使っているのか分析する」と「優先順位を見直す」をご紹介します。
① 何に時間を使っているか分析する
「忙しい」と言う割に、「何に」「どれくらい」時間を奪われているのかを正しく把握できていない人は多いのではないでしょうか。忙しさから解放されるためには、まずは忙しさを「見える化」することが第一歩となります。
以下の手順で、あなたが「何に」「どれくらい」時間を使っているのか確認しましょう。
（1）1週間のスケジュールを確認し、全てのタスクを付箋紙に書き出す。
特殊な1週間ではなく、あなたにとってありがちな1週間をピックアップし、その1週間に遂行したすべての「タスク」を付箋紙に書き出します。（「睡眠時間」や「生活時間（歯磨き・トイレ・身支度など）」は除く）
仕事や学校の授業だけでなく、プライベートも含めて、「1週間で1時間以上」の時間を「投資」（もしくは「消費」）した「タスク」をすべて書き出してください。付箋紙1枚につき、1つの「タスク」を書き出します。
（2）タスクに使った合計時間を計算する。
すべて書き出せたら、それぞれの「タスク」について、その1週間でどれだけの時間を投資したのか（もしくは「消費」されたのか）を計算し、タスクの横に合計時間を記入します。
（3）「タスク」を「時間管理マトリクス」で整理する。
これらの「タスク」を「時間管理マトリクス」で整理・分析します。「時間管理マトリクス」とは、「緊急度」×「重要度」の掛け合わせによって作られる4象限のこと。
- 第Ⅰ領域（Must Task）「緊急かつ重要なもの」
- 第Ⅱ領域（Valuable Task）「緊急ではないが重要なもの」
- 第Ⅲ領域（Should Task）「緊急だが重要でないもの」
- 第Ⅳ領域（Worthless Task）「緊急でも重要でもないもの」
（1）（2）で書き出した1週間の「タスク」と「時間」を、以下のようなシートで4つの領域に分類して整理します。
（※こちらのワークシートは、本書を購入すると無料でダウンロードできます）
「緊急度」が「高い」ものは、他者を待たせているものや、早く他者に依頼すべきもの。
「重要度」が高いものは、あなたの「パッション」「ミッション」に沿ったもの、あなたの重要な「目標」の達成のために貢献するものと考えましょう。（※「パッション」と「ミッション」を言語化する方法は、本書の第1章に書かれています）
（4）合計時間の大きいタスクから順番に並び替える。
各領域にタスクを分類したら、合計時間の大きいタスクから順番に並び替えます。
ちょっと見づらいですが、以下のようにタスクを振り分けて、それぞれの（1週間の）合計時間を書き込みます。
（5）全体における各領域の比率を算出する。
最後に、各領域に分類したタスクの合計時間と、全体における各領域の比率（％）を算出します。
もし「第Ⅱ領域（緊急ではないが重要）」に「投資」できている時間が、全体の20％未満であれば、かなり危険な状態です。それは、仕事で結果を生み出すための準備や「心技体」を磨く時間が十分に確保できていないことを意味するからです。
また「緊急度」の高い「第Ⅰ領域」と「第Ⅲ領域」を足した数字が50％を超えている場合、あなたはかなり時間に追われている状態ということになります。
そして「重要度」の低い「第Ⅲ領域」と「第Ⅳ領域」を足した数字が50％を超えているのであれば、あなたの時間は「消費」されてしまっています。
このように整理すると、自分の「忙しさ」が、日々どのようなタスクによって構成されているのかが一目瞭然となり、「何を減らして、何を増やせば」理想的な時間の使い方になるのかを見定められるようになります。
では、具体的にどのようにタスク管理すれば、理想的な時間の使い方に近づけるのでしょうか。
②優先順位を見直す
「時間の使い方」を見直す上で最も大切なことは、「重要度」の高いものだけに取り組むことです。
つまり「第Ⅰ領域」「第Ⅱ領域」だけに時間を投資するのです。そのためには「第Ⅳ領域」は避け、「第Ⅲ領域」は「最小限に減らす」必要があります。
とはいえ、頭ではこれらの優先順位を理解していても、「第Ⅱ領域」に時間を投資することは簡単ではありません。実社会では「緊急度」の高いタスクが横入りしてくるからです。
そこで覚えておきたいのが、「大きな石から入れる」という考え方です。
バケツに石を入れる際、数多くの砂利のような「小さな石」を先に入れてしまうと、最後に「大きな石」が入らなくなってしまいます。しかし先に「大きな石」を入れてから「小さな石」を流し込むようにすると、同じ大きさのバケツであるにも関わらず、すべての石がバケツの中に入るのです。
つまり、私たちの時間も「大きな石」に該当する「第Ⅱ領域」から予定を入れ、余った「隙間時間」に「小さな石」に該当するその他の領域の「タスク」を入れていくことが大切だということです。
「第Ⅱ領域」は「重要度」が高いにも関わらず、「緊急度」が高くないために、後回しになりがちです。それを防ぐためには、「第Ⅱ領域」の「タスク」こそ、最初に予定に組み込んでしまうことが重要なのです。
③一石二鳥を狙う
最後に、優先順位の分類はできたものの、タスクの量が多すぎてなかなか処理しきれない人のためにオススメの方法をご紹介します。
「一石二鳥を狙う」というのは、1つの「タスク」で複数の効果を得るという考え方です。2つのタスクを同時進行させて、結果を出そうとする「マルチタスク」ではなく、今行っている複数のタスクを1つのタスクとして処理できる方法を考えます。
たとえば以下のように、これまで別々に行っていた（時間を使っていた）ことを、「ついでに行う」ことで一つのタスクにまとめてしまうということです。
- ランチタイムに、パワーランチ（顧客との商談、部下との面談などのビジネスミーティング）をする。
- 移動時間に、読書やオーディオブックで学習する。
- 入浴中に、録画したテレビ番組、DVDを観る。
これらは学生・社会人どちらにとっても有効な方法でしょう。これまでバラバラに行っていた複数のタスクを、1つのタスクとして一度に終わらせるようにすれば、合計時間を2分の1に短縮することができます。
1週間のタスクを細かく書き出し、1つにまとめられるタスクがないか考えてみましょう。
こうして節約した時間を「第Ⅱ領域」に投資していくことが、あなたの夢や目標を叶える現実的な方法となります。ぜひ実践してみてください！
モデルプロフィール
- 名前 ：中塚美緒
- 生年月日 ：1998.6.12
- 出身 ：東京都
- Twitter ：@miss3_chuo2018
- Instagram ：@miss3_chuo2018
ご協力いただいたお店
- 店名：「café 1886 at Bosch」
- 住所：東京都渋谷区渋谷3-6-7
- 営業時間：【月－金】8:30〜21:00
【土日祝】11:00〜20:00 - 定休日：施設の休みに準ずる
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