超おすすめの”時間管理術”本!元マイクロソフト・プログラマーの仕事の流儀とは?

超おすすめの”時間管理術”本!元マイクロソフト・プログラマーの仕事の流儀とは?

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いつも締切ギリギリの仕事をしている人へ

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 「いつも仕事がギリギリになってしまう」「むしろ少し遅れてしまい謝ってばかりいる」のように、時間管理がうまくできずに悩んでいる人は多いでしょう。

 今回紹介するのは、発売後わずか一週間で即重版がかかった話題の書、『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である』
 
 個人的に、これまで読んだ時間管理術の本の中でもっとも実用性に優れ、仕事に対する向き合い方を根本から変えてくれる1冊でした。

 著者は米マイクロソフト本社でWindows95の開発に携わり、「ドラッグ&ドロップ」や「右クリック」の概念を現在の形にした伝説のプログラマー中島聡さん。

 29歳の時にマイクロソフトの日本法人から本社勤務になった中島さんは、自分より遥かに腕によい現地のプログラマーたちが、朝早くからバリバリ仕事をこなし、夕方には颯爽と帰路につくというワークスタイルを徹底している姿を見て脅威を感じたと言います。

 天から与えられている時間が皆平等で、人の能力がいきなり向上することはない以上、時間の使い方を徹底的に突き詰めなければ、彼らに太刀打ちすることはできないと考えたからです。

 こうした経験を基に米マイクロソフト社で身につけた「超速時間術」を紹介しているのが本書です。ここでは、私が特に役に立つと思った4つのポイントを紹介します。

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1. 「ラストスパート志向」を脱却せよ!

 締め切り間際にラストスパートで仕事を終わらせようとすることを、本書では「ラストスパート志向」と呼んでいます。

 これは仕事をするうえで最も避けるべきことなのは誰もが分かっているはずですが、気づいたら後回しにしてしまい、いつも締め切りギリギリになってしまう人は多いでしょう。むしろ締め切りが迫らないとお尻に火がつかないため、ギリギリまで手を付けないという人さえいます。

 仕事のスタイルは人それぞれですが、時間をかければかけるほど「アウトプットの質を上げなければならない」という恐怖にとらわれやすくなるので、仕事の効率は低下してしまいがちです。

 仕事が遅くて終わらない人が陥る心理として、「評価されるのが怖い」というものがあります。自分の仕事がどう評価されるのかが怖くて、できるだけ自分の中の100点に近づけようとしてブラッシュアップを繰り返します。しかしブラッシュアップすればするほど、もっと遠くに100点があるような気がして、いつまで経ってもこのままじゃ提出できないという気持ちになります。そして、そうして時間をかければかけるほど、上司からはクオリティを期待させているような気がして、恐怖に拍車がかかります。

 中島さんの視点でユニークなのは、「ラストスパート志向」に陥ってしまう原因を、数学の「基礎問題」と「応用問題」に置き換えて説明していることです。

 たとえばメールの返信や電話の応対、アポを入れるといった仕事は、かかる時間の見積りがしやすく、一定の時間をかければ確実に完了させられるので「基礎問題」的な仕事です。

 しかしプレゼン資料やマーケティングプランの作成といった仕事は、数学の「応用問題」と同様で、解法をすぐに思い浮かぶ場合もあれば、相当な時間をかけても全く思い浮かばない場合もあります。

 つまり解き始めてみなければどれくらい時間がかかるかの見積もりができないのです。

 にもかかわらずギリギリになってから手を付けてしまうと、予想以上に時間がかかることが判明して、結局最後まで解けなくなることが多くなります。

 基礎問題よりもずっと配点が高い応用問題を落としてしまっては、大きな失点を免れません。毎日残業して仕事に励んでいても、「応用問題」が締め切りに間に合わないようでは、評価される努力をしているとは言えないのです。
 
 仕事がデキる人になるためには、まず応用問題に手を付けて、完了までの時間的な見積もりを立てることを優先するようにしましょう。




2. 自分の中で任務を再定義せよ!

 仕事が期日までに終わらない人は、「締め切り当日がゴールだと思っている」ことが原因です。

 たとえば10時にハチ公前集合の約束をしている場合、大抵の人は10時前に到着する電車に乗ることをミッションにしてしまいます。

 しかしこれでは、電車の遅延などの「誤差」によって簡単に遅刻していまいます。たった5分の遅刻だとしても、「10時にハチ公前にいる」という任務は達成できていません。

 プライベートの友達ならまだしも、仕事での遅刻は信頼関係の喪失につながりますし、なによりこうした「ラストスパート志向」が染み付いている人は、待ち合わせに限らずあらゆる仕事で似たような「遅刻」をしていしまいがちです。

 中島さんはこれを避けるために、「締め切りの前に締め切りがある」と自分の中で任務を再定義することを勧めています。

 つまり「10時にハチ公前にいること」ではなく、「9時半にスターバックスにいること」を任務として再定義するということです。

 締め切りに間に合わせようと考えていても、締め切りには間に合いません。しかし、締め切り前に締め切りがあると考えると間に合います。

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3. 2割の時間で8割の仕事を終わらせよう!

 では、実際の仕事では具体的にどのような「再定義」をすればよいのか。中島さんは「最初の2割の時間で8割の仕事を終らせる」ことをミッションにすべきだといいます。

 10日でやるべき仕事だったら、最初の2日間で8割を終わらせるつもりでロケットスタートをかけるということです。具体的には、下記の流れで仕事に取り組みます。

① 「まずはどのくらいかかるのかやってみるので、スケジュールの割り出しのために2日ください」と答えて仕事に取り掛かる(見積もりをするための調査期間をもらう)。

② その2日をロケットスタート期間として使い、2日で「ほぼ完成」まで持っていく。

③ 万が一、その②日で「ほぼ完成」まで持っていけなかった場合、これを「危機的な状況」と認識してスケジュールの見直しを交渉する。

 まずは上司から指定された期間の2割(この場合は2日間)を見積もりのための調査期間としてもらい、その期間で猛烈に仕事に取り組みます。

 2日後、仕事の完了具合をできるだけ客観的に判断し、8割方終わっていればスケジュール通りに進んでいると考え、上司に「10日のスケジュールで大丈夫です」と伝えます。

 もし8割方完成まで達していなければ、スケジュールの見直しを交渉します。

 この段階で「まだ2割しか時間を使っていないから大丈夫」と思うのは大間違いです。全力疾走で2割の期間を使って、まだ「ほぼ完成(8割方完成)」の状態に持っていけていないのだったら、かなりの確率で締め切りには間に合わないと判断すべきです。

 仮に終わらないという判断を伝えるにしても、2割の時間しか経過していないのであれば、上司としてもスケジュールの調整がつけやすいので大きな問題にはなりません。

 一番避けるべきは、予定通り進んでいるように思わせておいて、ギリギリになってから「やっぱり終わりそうにないので納期を延ばして下さい」と言い出すことです。
 

4. 早く終わっても早く提出しない!

 2割のロケットスタートで8割の仕事を終わらせられたからといって、そのままのスピードで完成まで持って行くべきではないというのが、中島さんの考えの面白いところです。

 ほとんどの人は「できるだけ早く提出した方が上司や得意先からの評価を高くなる」と考え、2日で8割を終わらせたペースのまま、3日目に「完成」まで持っていくべきだと思いがちです。

 しかし3日で終わらせると、続けざまに次の仕事を依頼されてしまい、しかも「前の仕事を3日で終わらせたんだから、この仕事も3日で終わるだろう」と、さらに高い要求を期待されるようになります。

 3日間頑張って完全に消耗した挙句、間断なく重要な仕事を振られる状態が続くと、間違いなく身体を壊してしまいます。

 永遠に全力で働き続けることなどできない以上、重要なのは安定して高いパフォーマンスを出し続けることです。

 そのため、残りの8割の時間は仕事の完成度を高めるためにゆったりと使うべきだと中島さんはいいます。

 締め切りに間に合っている以上、時間的に余裕があるのに前倒しで提出しなかったからといってサボっていることにはなりません。

 ロケットスタートで全力を出し切り、「絶対に締め切りに間に合う」という心の余裕を獲得できたからこそ、その後の8割の時間で効率的に仕事の完成度を高めることができるのです。

 忘れてはいけないのは、2割の時間で8割の仕事をするのは「絶対に締め切りを守るため」であって、常に3割の時間で仕事を終わらせ続ける超ハードモードのワークスタイルを常態化するためではないということです。

まとめ

 本書で紹介されている時間管理術は、仕事の進め方を根本的に変えなければならないので、会社員の人はとくに、簡単に取り入れられるものではないかもしれません。

 しかし実践すれば、確実に仕事の効率を高め、安定して高いクオリティのアウトプットを出し続けられるようになるアイデアです。

 最初はのんびりしていても、最後に頑張ればなんとかなるという「ラストスパート志向」は卒業して、最初こそ全力で取り組み、心の余裕を獲得した上で完成度を高めていく「ロケットスタート志向」を取り入れましょう。

 そうすれば常に「仕事を追っている感覚」となり、楽しみながら仕事に向かえるようになるはずです。是非参考にしてみてください。

ライター:渡邊
カメラマン:こば犬

モデルプロフィール

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・名前     :杉春香
・生年月日   :1992.3.24
・血液型    :O型
・出身     :岡山県
・職業     :モデル、グラビアアイドル
・今の目標   :グラビアで雑誌の表紙を飾りたい!
・Twitter    :@harupi_vv
・Instagram   :@haruka_sugi
・公式ブログ  :「はるぴぃの毎日はっぴぃ」

撮影にご協力いただいたお店

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・店名 :「BOOK LAB TOKYO」
・住所 :東京都渋谷区道玄坂2-10-7 新大宗ビル1号館
・営業時間:8:00~24:00

おまけ

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